Lieux : Mise en place des créneaux de réservation (file d’attente)

La mise en place de votre file d’attente et des créneaux de réservations de visite se fait depuis le menu “FanPilot”, onglet “Files d’attente / billetteries”. Un raccourci depuis le tableau de bord d’accueil de l’espace organisateur est présent, il vous conduira directement sur cette page. 

On y trouve deux tableaux différenciés : l’un pour les lieux, l’autre pour les événements (nous y reviendrons plus tard, voir la partie Réservations et billetteries pour un événement / agenda). C’est le premier tableau qui nous intéresse dans ce cas : en cliquant sur le bouton “Créer une file d’attente pour mon lieu”, vous accédez à la page de configuration de votre système de gestion de file d’attente. 

Si vous n’avez pas encore de lieu associé à votre compte, veuillez consulter le document Création et revendication de lieux.

Configuration des créneaux de réservations #

La configuration se fait en plusieurs parties : 

  • le choix du lieu dans le menu déroulant
    • si vous en avez plusieurs, veillez à bien sélectionner celui pour lequel vous souhaitez mettre en place un système de file d’attente / réservation
    • attention, notez bien qu’un seul système peut être en place par lieu/organisme.
  •  la description de la file d’attente et la personnalisation de celle-ci : 
    • activer ou désactiver la file d’attente en cochant la case dédiée
    • ajouter un logo sur la page et sur vos billets
    • changer le titre de la page de réservation
    • préciser des mentions spécifiques sur la page de réservation et/ou sur le billet
    • choisir le nombre maximum de billets qu’une personne puisse réserver en une seule commande (par défaut, chiffre fixé à 10) 
    • trois cases à cocher dans la configuration permettant l’envoi automatiques de mails :
      • une alerte qui envoie par mail la liste des réservations de la journée 2h avant l’ouverture du musée ou le début de l’animation
      • une alerte si une réservation est effectuée sur sorties.jds.fr dans la journée pour le jour même
      • une alerte si on a atteint le quota de réservations pour 1 jour (à faire uniquement au moment où ce quota été atteint)
  • la configuration des horaires d’ouverture 
    • choisir si la caisse ferme avant l’établissement (pour éviter que des personnes réservent un créneau de quelques minutes, alors qu’il faut un minimum d’une heure par exemple pour visiter votre établissement) 
    • vous pouvez configurer plusieurs périodes d’ouverture pour votre établissement (par exemple, les horaires d’été et les horaires d’hiver) en sélectionnant des dates de début et de fin pour vos horaires
      • par défaut, une seule période d’ouverture est proposée. Vous pouvez en ajouter d’autres, grâce au bouton “Ajouter une période d’ouverture”

      • pour chaque jour d’ouverture de votre période choisie, vous cliquez sur le bouton grisé pour passer d’un jour de fermeture à un jour d’ouverture.
      • pour chaque jour, vous paramétrez vos horaires, en une seule plage horaire ou en plusieurs


    • gérer les horaires exceptionnels : comme la fermeture exceptionnelle lors d’un jour férié par exemple
  • la configuration des créneaux ouverts à la réservation (“Quelles sont vos capacités d’accueil ?”)
    • nombre d’entrées par jour dans l’établissement
    • capacité maximum par créneau (le créneau, en minutes, est à sélectionner dans le menu déroulant) 
    • combien de personnes sont autorisées en même temps (champ facultatif)
    • afficher le total de places restantes aux internautes qui réservent (case à cocher ou décocher selon votre choix)
    • choisir d’afficher ou non l’option “Je souhaite recevoir par mail de l’actualité à propos de [événement et/ou lieu]” pour les internautes lors de leur réservation
    • incrémenter la jauge du lieu : cette option vous permets d’ajouter automatiquement une entrée à votre lieu (lorsqu’un système de réservation pour l’établissement est en ligne) lorsqu’un ticket pour un événement dans le dit lieu est scanné.

  • Le bouton “Modifier ma file d’attente” (en bas de la page) enregistre tous les éléments de la page et de votre file d’attente. 

Attention : veillez bien à activer votre file d’attente en cochant la case “Activer la file d’attente” tout en haut de votre page de configuration (sans quoi, la page ne sera pas accessible sur le site https://sorties.jds.fr/).

Réservations en ligne accessibles pour les internautes #

Une fois votre file d’attente mise en place, elle sera accessible depuis la page https://sorties.jds.fr/ (avec toutes les autres réservations possibles via notre site). Un lien direct et unique vous donne accès à la page de réservation de votre lieu : on trouve ce lien dans l’espace organisateur (vous pourrez communiquer sur ce lien avec vos clients et visiteurs) et sur la page dans l’annuaire du JDS. 

Un exemple de système de réservation en place : https://sorties.jds.fr/musee-des-beaux-arts-de-mulhouse-50_L 

Modification de la file d’attente / des créneaux de réservation #

Si vous avez besoin de modifier votre file d’attente, il est possible de le faire depuis la page depuis le menu “FanPilot”, onglet “Files d’attente / billetteries”. En cliquant sur le crayon jaune à côté du nom de votre lieu, vous retrouverez la même page de configuration et vous pourrez modifier à souhait votre file d’attente.

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