L’été à Mulhouse

A l’été 2020, la ville de Mulhouse a organisé plusieurs séries d’événements en plein air. Avec les mesures sanitaires à faire respecter, la solution FanPilot a permis à la ville de Mulhouse de s’assurer du respect du nombre de personnes maximum autorisées et de faire respecter la distanciation sociale. 

Système de réservation et jauge de personnes simultanément présentes

La ville de Mulhouse a organisé ses traditionnels Jeudis du Parc à Mulhouse (soirées estivales en plein air au Parc Salvator avec animations festives, spectacles et/ou concerts, puis projection d’un film), tout en respectant les mesures sanitaires en vigueur à l’heure du Covid-19. La ville a donc eu besoin des solutions proposées par FanPilot pour facilement mettre en place un système de réservation en ligne des entrées pour l’événement, mais aussi pour compter le nombre de personnes simultanément présentes dans l’enceinte du Parc Salvator. 

D’autres événements ont été proposés par les services de la ville de Mulhouse, utilisant par la même occasion les services FanPilot : des séances de cinéma en plein air ont été proposées. En raison des distanciations sociales à mettre en place, plusieurs types de “sièges” ont été proposés à la réservation : des bancs, des chaises ou des emplacements “libres” pour venir avec sa propre assise. FanPilot a permis de gérer ses différentes problématiques de façon rapide et efficace.  

Autre point fort : la mise en place d’une page unique et personnalisée permettant de réserver depuis un seul endroit ses places pour l’un ou l’autre événement. La communication pour la ville de Mulhouse autour de ce système de réservation s’en trouve simplifiée, puisque c’est un lien unique qu’il faut promouvoir, quel que soit l’événement.

Les équipes de FanPilot ont accompagné la ville de Mulhouse pour la mise en place des systèmes de réservation et la prise en main des différentes fonctionnalités (réservation / billetterie, liste des réservations, modifications) : depuis la création de la page personnalisée, jusqu’à la mise en place des différents systèmes de réservations.

Date
Eté 2020

Type de client
Collectivité

Les solutions apportées par FanPilot :
1
Mise en place de réservations de places gratuites pour des événements pendant l’été

L’outil FanPilot a permis de mettre en place facilement différents systèmes de réservations pour les événements proposés par la ville de Mulhouse, dans le respect des mesures sanitaires en vigueur à un instant T (nombre limité de personnes sur place, distanciation sociale).

2
Gérer les flux des personnes se rendant à l’événement

Les systèmes de réservation ont été configurés pour permettre aux internautes de choisir l’heure à laquelle ils souhaitaient se présenter à l’entrée des Jeudis du Parc. Concrètement, cela a permis de réduire le nombre de personnes dans chaque file d’attente : des créneaux de 20 minutes d’écart ont été ainsi mis en place, avec chacun un nombre limité de personnes autorisées.

3
Compter le nombre de personnes présentes

L’une des principales problématiques de cet événement en version Covid-19 a été de comptabiliser de façon la plus efficace possible le nombre de personnes présentes dans l’enceinte du Parc Salvator. Le système de jauge (dont le compte se fait automatiquement lorsqu’on scanne un billet d’entrée) permet de compter les entrées, mais également les sorties (scan de billet à la sortie ou validation d’une sortie manuellement dans l’outil FanPilot). En plus des réservations, des places non réservées ont pu être proposées aux personnes qui se présentaient spontanément. Le personnel à l’entrée du parc ayant une vision globale du nombre de places déjà réservées et du nombre de personnes déjà entrées.

4
Choisir plusieurs types de places (catégories) disponibles à la réservation

Pour les événements du type “cinéma en plein air”, la ville a choisi de proposer plusieurs types de catégories de places gratuites à réserver. Ainsi, pour chaque séance, les internautes ont eu le choix de leurs types de places (sur une chaise, sur un banc pour 1-2-3 personnes ou sur un emplacement libre).

5
Prévoir plusieurs séances du même événement

Plusieurs séances d’un même événement peuvent être déclinées dans le système de réservation de FanPilot.

6
Personnaliser l’adresse email de réponse pour le contact avec les personnes ayant réservées leurs places

La problématique de la ville de Mulhouse était que la personne gérant le compte principal (des comptes secondaires avec accès à certaines fonctionnalités uniquement sont possibles) n’est pas la personne chargée de gérer les réservations, notamment en cas de modification ou d’annulation. Le système FanPilot permet de personnaliser l’adresse email de contact pour que les internautes puissent contacter facilement le bon interlocuteur (notamment en répondant directement à l’email qu’ils ont reçu contenant leurs billets).

7
Centraliser les réservations avec une page unique et personnalisée

Mise en place d’une page unique pour réserver les billets (en plus de la page de réservation de tickets sur jds.fr) pour une communication efficace et unifiée. La page spécifique est entièrement personnalisable, avec les équipes de FanPilot.

Les fonctionnalités proposées
Réservation

Mise en place d’une page de réservation unique et personnalisée pour toutes les réservations des événements de la ville de Mulhouse

Gestion de Flux

Gestion de l’afflux des personnes ayant réservées des places, en proposant plusieurs heures d’arrivée (et de réservations) pour les visiteurs

Fréquentation

Suivi efficace du nombre de personnes présentes simultanément dans l’enceinte du lieu où se déroule l’événement

Distanciation

Mise en place de plusieurs catégories de places à réserver gratuitement, pour gérer la distanciation sociale lors d’un événement

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